Pátý návyk je archivovat a mazat bez váhání. Pokud zpráva nevyžaduje akci a není součástí probíhajícího projektu, jde pryč. Nepoužívej schránku jako seznam úkolů. Na úkoly použij jeden seznam, kam si přepíšeš jen to, co skutečně musíš udělat. Když se držíš těchto pěti věcí, přestaneš řešit, co s každou zprávou, a začneš řešit jen ty, které něco změní.
U helmy se soustřeď na tři věci: obvod, tvar a uchycení. Změř si obvod hlavy metrem těsně nad ušima a nad obočím. Helma musí sedět pevně, ale nesmí tlačit na spánky. Zkoušej ji s mokrými vlasy nebo s čepicí, kterou budeš nosit. Tvar helmy musí kopírovat tvůj obvod – některé jsou kulatější, jiné protáhlejší. U levnějších modelů se často mění jen vnitřní polstrování, ale skořepina zůstává stejná, takže ti nesedne, i když si utáhneš pásek.
Vestavěná skříň pod šikminou: hloubka se mění, proto se mění i poli
Zlato a platina snesou běžné čištění bez problému, ale stříbro časem tmavne a potřebuje jiný přístup. Na stříbrný prsten použij speciální leštící utěrku, kterou najdeš v každé drogerii, a krouživými pohyby odstraň černý povlak. Vyhni se pastě na zuby, jedlé sodě a octu, i když se tyto rady často opakují. Jsou příliš abrazivní a mohou mikroskopicky poškrábat povrch, takže prsten pak chytá špínu ještě rychleji. U prstenů s diamantem nebo jiným kamenem nikdy nepoužívej horkou vodu ani ultrazvukovou čističku, pokud si nejsi jistý, že kámen není lepený. Uvolněný kámen se může při vibracích vysypat.
E-mailová schránka se plní sama. Nástroje ti ji nevyprázdní, ale zbaví tě rozhodování. Každé otevření zprávy, každé přesunutí a každá odpověď znamenají mikro-rozhodnutí. Pokud jich uděláš dvě stě denně, polovinu času nespálí psaní, ale přemýšlení, co s tím. Následujících pět návyků snižuje počet rozhodnutí na minimum.
Skvrna od kávy nebo vína na pohovce vzniká během sekundy a rozhoduje o ní prvních pár minut. Čím dřív začnete, tím větší je šance, že látku zachráníte. Nejdřív ale zjistěte, s jakým materiálem pracujete. U studené pěny, mikrovlákna nebo bavlny s impregnací se čistí jinak než u hedvábí, sametu nebo vlny. Podívejte se na visačku pod sedákem, kde výrobce uvádí, jaké prostředky povrch snese.
Filtry a pravidla místo ručního třídění Začni tím, že si vypneš upozornění na každý nový e-mail. Pak si v nastavení vytvoř tři pravidla: zprávy od lidí, kterým odpovídáš denně, ať jdou do složky „Dnes"; automatické notifikace z nástrojů do složky „Systém"; a cokoli s hromadným příjemcem do složky „Později". Pravidlo nastav podle odesílatele nebo podle slova v předmětu. Chyba, kterou lidé dělají: vytvoří dvacet složek a pak v nich stejně hledají. Tři složky stačí. Kontroluj „Systém" jednou denně, „Později" jednou za dva dny.
Čtvrtý návyk se týká psaní. Piš předmět tak, aby ho příjemce mohl vyřešit bez otevření. Místo „Dotaz" napiš „Potřebuji potvrzení termínu do pátku". V těle dej kontext do jedné věty, pak otázku a pak termín. Pokud posíláš přílohu, řekni v textu, co v ní je a co s tím má člověk udělat. Tím zmizí polovina follow-up e-mailů, které jenom žádají upřesnění.
Třetí návyk je blokovaný čas. Dvakrát denně, ráno a odpoledne, si dej třicet minut a zpracuj schránku odshora dolů. Během bloku neskákej do jiných aplikací. Co nejde vyřešit do dvou minut, přesuň do složky „Dnes" a pokračuj. Typická chyba: kontrolovat e-maily každých pět minut. Přerušení stojí víc času než samotná odpověď, protože se po každém vracíš do předchozí práce.
Nejprve zkontrolujte, z čeho je houba vyrobená. Otevřené póry propouštějí jemné nečistoty a rychle se ucpávají, uzavřené póry zase neudrží biologickou rovnováhu. Pro mechanickou filtraci se hodí hrubší pěna, pro biologickou jemnější s větším povrchem. Kombinace dvou vrstev bývá účinnější než jedna silná houba. Nikdy nemačkejte houbu pod tekoucí vodou z kohoutku — chlór a mechanický tlak zničí užitečné bakterie.
Druhým návykem je odpovídat ve třech větách. Většina e-mailů nepotřebuje úvod, omluvu ani shrnutí. Napiš odpověď, rozhodnutí a termín. Pokud jde o složitější věc, místo dlouhého psaní navrhni krátký hovor. Ušetříš deset minut psaní a druhý den dvacet minut čtení odpovědi. Vyhni se tomu, abys na konci přidal „ještě něco?" – tím otevíráš nové vlákno.
Filtrační houba vypadá jako nenáročný kus pěny, který stačí občas propláchnout. Právě v tom spočívá nejčastější chyba. Houba je živná půda pro bakterie a zachycuje částice, které se při špatné údržbě vracejí zpět do vody. Kvalita vody pak klesá i přesto, že filtr běží. Rozhoduje materiál, frekvence čištění a způsob, jakým s houbou zacházíte.